Verwenden des Abfrage-Assistenten für die meisten Abfragen Der Abfrage-Assistent erleichtert das Auswählen und Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Tabellen und Feldern in Ihrer Datenbank. Mithilfe des Abfrage-Assistenten können Sie die Tabellen und Felder auswählen, die Sie einschließen möchten. Ein innerer Join (ein Abfragevorgang, der angibt, dass Zeilen aus zwei Tabellen basierend auf identischen Feldwerten kombiniert werden) wird automatisch erstellt, wenn der Assistent ein Primärschlüsselfeld in einer Tabelle und ein Feld mit demselben Namen in einer zweiten Tabelle erkennt.
Sie können den Assistenten auch verwenden, um das Resultset zu sortieren und eine einfache Filterung durchzuführen. Im letzten Schritt des Assistenten können Sie die Daten an Excel zurückgeben oder die Abfrage in Microsoft Query weiter verfeinern. Nachdem Sie die Abfrage erstellt haben, können Sie sie entweder in Excel oder in Microsoft Query ausführen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Abfrage-Assistenten zu starten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.
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Stellen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen sicher, dass das Kontrollkästchen Abfrage-Assistent zum Erstellen/Bearbeiten von Abfragen verwenden aktiviert ist.
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Doppelklicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.
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Klicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Direktes Arbeiten in Microsoft Query für andere Arten von Abfragen Wenn Sie eine komplexere Abfrage erstellen möchten, als der Abfrage-Assistent zulässt, können Sie direkt in Microsoft Query arbeiten. Sie können Microsoft Query verwenden, um Abfragen anzuzeigen und zu ändern, die Sie im Abfrage-Assistenten erstellen, oder Sie können neue Abfragen erstellen, ohne den Assistenten zu verwenden. Arbeiten Sie direkt in Microsoft Query, wenn Sie Abfragen erstellen möchten, die die folgenden Aktionen ausführen:
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Auswählen bestimmter Daten aus einem Feld In einer großen Datenbank möchten Sie möglicherweise einige der Daten in einem Feld auswählen und daten weglassen, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie z. B. Daten für zwei der Produkte in einem Feld benötigen, das Informationen für viele Produkte enthält, können Sie Kriterien verwenden, um nur Daten für die beiden gewünschten Produkte auszuwählen.
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Abrufen von Daten basierend auf unterschiedlichen Kriterien bei jeder Ausführung der Abfrage Wenn Sie denselben Excel-Bericht oder dieselbe Excel-Zusammenfassung für mehrere Bereiche in den gleichen externen Daten erstellen müssen , z. B. einen separaten Umsatzbericht für jede Region, können Sie eine Parameterabfrage erstellen. Wenn Sie eine Parameterabfrage ausführen, werden Sie zur Eingabe eines Werts aufgefordert, der als Kriterium verwendet werden soll, wenn die Abfrage Datensätze auswählt. Beispielsweise kann eine Parameterabfrage Sie dazu auffordern, eine bestimmte Region einzugeben, und Sie können diese Abfrage wiederverwenden, um jeden Ihrer regionalen Verkaufsberichte zu erstellen.
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Verbinden von Daten auf unterschiedliche Weise Die inneren Joins, die der Abfrage-Assistent erstellt, sind der häufigste Jointyp, der beim Erstellen von Abfragen verwendet wird. Manchmal möchten Sie jedoch einen anderen Jointyp verwenden. Wenn Sie beispielsweise über eine Tabelle mit Produktverkaufsinformationen und eine Tabelle mit Kundeninformationen verfügen, verhindert ein innerer Join (der vom Abfrage-Assistenten erstellte Typ) den Abruf von Kundendatensätzen für Kunden, die keinen Kauf getätigt haben. Mithilfe von Microsoft Query können Sie diese Tabellen verknüpfen, sodass alle Kundendatensätze zusammen mit Verkaufsdaten für die Kunden abgerufen werden, die Einkäufe getätigt haben.
Führen Sie zum Starten von Microsoft Query die folgenden Schritte aus.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.
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Stellen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen sicher, dass das Kontrollkästchen Abfrage-Assistent zum Erstellen/Bearbeiten von Abfragen verwenden deaktiviert ist.
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Doppelklicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.
– oder –
Klicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Wiederverwendung und Freigabe von Abfragen Sowohl im Abfrage-Assistenten als auch in Microsoft Query können Sie Ihre Abfragen als DQY-Datei speichern, die Sie ändern, wiederverwenden und freigeben können. Excel kann DQY-Dateien direkt öffnen, sodass Sie oder andere Benutzer zusätzliche externe Datenbereiche aus derselben Abfrage erstellen können.
So öffnen Sie eine gespeicherte Abfrage aus Excel:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen wird angezeigt.
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Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die Registerkarte Abfragen .
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Doppelklicken Sie auf die gespeicherte Abfrage, die Sie öffnen möchten. Die Abfrage wird in Microsoft Query angezeigt.
Wenn Sie eine gespeicherte Abfrage öffnen möchten und Microsoft Query bereits geöffnet ist, klicken Sie auf das Menü Microsoft Query-Datei und dann auf Öffnen.
Wenn Sie auf eine DQY-Datei doppelklicken, wird Excel geöffnet, führt die Abfrage aus und fügt die Ergebnisse dann in ein neues Arbeitsblatt ein.
Wenn Sie eine Excel-Zusammenfassung oder einen Bericht freigeben möchten, der auf externen Daten basiert, können Sie anderen Benutzern eine Arbeitsmappe mit einem externen Datenbereich bereitstellen, oder Sie können eine Vorlage erstellen. Mit einer Vorlage können Sie die Zusammenfassung oder den Bericht speichern, ohne die externen Daten zu speichern, sodass die Datei kleiner ist. Die externen Daten werden abgerufen, wenn ein Benutzer die Berichtsvorlage öffnet.
